Politika zasebnosti

Obvestilo o zasebnosti

V povezavi  s svojim poslovanjem MOGOTEL Ljubljana d.o.o., Miklošičeva cesta 9, Ljubljana (v nadaljevanju: »Mogotel«) kot upravljavec osebnih podatkov zbira, uporablja, razkriva ali drugače obdeluje vaše osebne podatke na način, kot je podrobneje opisano v tem obvestilu o varstvu osebnih podatkov. 

Mogotel bo vaše osebne podatke obdeloval v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (“GDPR”) in ostalo veljavno zakonodajo.

Katere kategorije osebnih podatkov obdelujemo in kaj je namen obdelave? 

V odvisnosti od tega, ali ste gost ali potencialni gost našega hotela,  obiskovalec naših spletnih strani ali naših strani na družbenih omrežjih, zastopnik ali kontaktna oseba našega pogodbenega partnerja ali potencialnega pogodbenega partnerja, obiskovalec naših poslovnih prostorov ali smo z vami v kakšnem drugem odnosu o vas zbiramo in obdelujemo nekatere izmed naslednjih osebnih podatkov: 

• ime in priimek,
• naslov elektronske pošte,
• telefonska številka,
• država in kraj bivanja,
• št. bančnega računa ali kreditne kartice,
• starost in spol,
• datum rojstva,
• izbrani jezik,
• drugi kontaktni in identifikacijski podatki (vključno s podatki iz osebnega dokumenta ali potnega lista),
• delovno mesto oziroma naziv,
• družba, v kateri delate,
• videoposnetek, čas vstopa in izstopa iz poslovnih prostorov,
• IP naslov, operacijska strojna oprema, ki jo uporabljate med obiskom spletne strani, tip brskalnika, viri na spletnih strani ipd.,
• podatki o lokaciji med uporabo spletnih strani,
• podatki o uporabi naših spletni strani,
• vaši interesi,
• podatki o vaših preteklih obiskih pri nas ali drugih nakupih,
• podatki o naši medsebojni komunikaciji, zlasti t. i. prometni podatki.

Vaše osebne podatke zbiramo zaradi naslednjih namenov:

• za izvajanje pogodbe,
• izvajanje franšizne pogodbe,
• komuniciranje z namenom trženja naših storitev in izvajanja programov zvestobe,
• izpolnjevanje davčnih in drugih zakonskih obveznosti, in
• zagotavljanje varnosti premoženja in ljudi ter informacij.

Ali izvajamo profiliranje in/ali avtomatizirano sprejemanje odločitev glede posameznikov?

Profiliranja ali drugega avtomatiziranega sprejemanja odločitev ne izvajamo.

Kako smo pridobili vaše osebne podatke? 

Osebne podatke, ki jih obdelujemo o vas, smo pridobili od vas neposredno ali iz javno dostopnih virov, zlasti podatkov objavljenih na spletnih straneh.

Franšizodajalec [1] lahko deli podatke o gostih, ki jih je zbral prek sistemov rezervacij ter prodajnih in trženjskih programov, ki jih upravlja franšizodajalec ali tretji ponudniki storitev v njegovem imenu.

Kaj je pravna podlaga za zbiranje vaših osebnih podatkov? 

Pravna podlaga za zbiranje in obdelovanje vaših osebnih podatkov je:

• izvajanje pogodbe (6(1)(b) člen GDPR), če imate z nami sklenjeno pogodbo ali franšizodajalec: navedeno velja za ime in priimek, EMŠO ali drugo identifikacijsko številko ali datum rojstva, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, naslov elektronske pošte, telefonsko številko, številko bančnega računa in davčno številko, podatke iz osebnega dokumenta, seznam in datum izvedenih in/ali načrtovanih storitev, podatke potrebne za izvedbo plačil, podatke o elektronski korespondenci, fotografije, podatke o nastanitvi in posebne nastanitvene zahteve gostov (kar lahko vključuje morebitne prehranske alergije, invalidno ali duševno zdravstveno stanje); ali
• vaše soglasje (6(1)(a) člen GDPR), če nam ali franšizodajalcu podate soglasje:
  navedeno velja za ime in priimek, EMŠO ali drugo identifikacijsko številko ali datum rojstva,  naslov elektronske pošte, telefonsko številko, seznam načrtovanih storitev, podatke, ki so javno dostopni na socialnih omrežjih;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti (6(1)(c) člen GDPR):  ime in priimek, EMŠO ali druga identifikacijska številka ali datum rojstva, začasno ali stalno prebivališče, naslov elektronske pošte, telefonsko številko, davčna številka, podatki o osebnem dokumentu, seznam izvedenih in načrtovanih storitev, številka bančnega računa, podatki potrebni za izvedbo plačil;
• zakoniti interes (6(1)(f) člen GDPR): imenu in priimku, EMŠO ali druga identifikacijska številka ali datum rojstva, elektronski naslov, telefonska številka, naslov, naziv, in kontaktni podatki družb in samostojnih podjetnikov v okviru njihovega poslovanja in drugih poslovnih partnerjev; podatki o družbi, kjer ste zaposleni, delovnem mestu, kraju dela, videoposnetek, čas vstopa in izstopa iz naših poslovnih prostorov, seznam izvedenih in načrtovanih storitev, podatki o obiskovanju spletne strani, revizijski zapisi naprav za nadzorovanje dostopa in alarmnih naprav s podatki zaposlenih, obiskovalcev in podizvajalcev, podatki potrebni za izvedbo plačil, podatki o telefonskih in elektronski korespondenci; zakoniti interes v zvezi z obdelavo navedenih osebnih podatkov predstavlja opravljanje osnovne dejavnosti družbe ter zagotavljanje varnosti ljudi.

Ali vaše osebne podatke posredujemo tretjim osebam?

Zaradi organiziranosti naše družbe ali zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti bomo nekatere vaše osebne podatke razkrili in posredovali naslednjim kategorijam uporabnikov: 

• sopogodbenikom (partnerjem) na podlagi pogodbenih razmerij in v zvezi z zagotavljanjem skladnosti s predpisi oz. regulatornimi zahtevami,
• franšizodajalca na podlagi pogodbenih razmerij in v zvezi z zagotavljanjem skladnosti s predpisi oz. regulatornimi zahtevami,
• Finančnemu uradu,
• Policijski postaji Ljubljana,
• Informacijskemu pooblaščencu, 
• inšpekcijskim ali nadzornim organom,
• drugim upravnim in javnim organom,
• določenim poklicnim skupinam, ki so zavezane k varovanju tajnosti osebnih podatkov, kakor tudi k varovanju tajnosti njim zaupanih zadev in dejstev, za katere izvedo drugače v svojstvu opravljanja poklica na podlagi zakonskih poklicnih tajnosti (npr. odvetnikom, notarjem, davčnim svetovalcem, revizorjem), 
• sodiščem,
• bankam,
• zavarovalnicam.

Pravna podlaga za razkritje in posredovanje je kot sledi: 

• zakoniti interes (6(1)(f) člen GDPR):  zaradi zagotavljanja varnosti premoženja in ljudi ter informacij; na podlagi franšizne pogodbe;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti, ki izvira iz predpisov o varstvu osebnih podatkov, davčnih in drugih predpisov (6(1)(c) člen GDPR);
• sklenitev in izvrševanje pogodbe z vami (6(1)(b) člen GDPR);
• vaša privolitev (6(1)(a) GDPR.

Ali bomo vaše osebne podatke razkrili pogodbenim obdelovalcem? 

Vaše osebne podatke bomo razkrili tudi našim pogodbenim obdelovalcem: franšizodajalca računovodskemu servisu, marketinškim agencijam, ponudnikom in vzdrževalcem programske oz. IT opreme, ponudnikom storitev v oblaku in drugim pogodbenim obdelovalcem. Pogodbeni obdelovalci bodo vaše osebne podatke obdelovali v našem imenu in skladno z našimi navodili. Z njimi imamo sklenjene posebne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov, v katerih svoje pogodbene partnerje zavežemo, da lahko vaše osebne podatke obdelujejo le za specifičen in z naše strani vnaprej določen namen ter k izvajanju ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za zavarovanje vaših osebnih podatkov.

Ali bomo vaše osebne podatke posredovali uporabnikom izven EU/EGS?

Kot ste verjetno že sami predvidevali, se nekateri uporabniki, ki jim posredujemo vaše osebne podatke, nahajajo izven Evrope. V nekaterih primerih so to tudi države, ki niso del Evropske unije (»EU«) ali Evropskega gospodarskega prostora (»EGP«).

Za nekatere države, v katerih se nahajajo uporabniki, je Evropska komisija ocenila, da zagotavljajo ustrezno raven varstva za te podatke (vključno s državami EGP), medtem ko se za druge ne šteje, da zagotavljajo ustrezno varstvo osebnih podatkov, ki bi bila skladna z ravnjo varstva, ki jo zagotavlja GDPR.

V primeru, da se uporabniki nahajajo v drugih državah, za katere se ne šteje, da zagotavljajo ustrezno raven varstva osebnih podatkov, bo Mogotel sprejel ustrezne ukrepe, s katerimi bo zagotovil, da bodo prenosi izven EGP ustrezno zaščiteni, kot to določa zakonodaja glede varstva osebnih podatkov. Navedeno med drugim vključuje uporabo ustreznih zaščitnih ukrepov kot so Standardne pogodbene klavzule, za katere je Evropska komisija ocenila, da zagotavljajo ustrezno raven varstva osebnih podatkov. Za pridobitev kopije ustreznih zaščitnih ukrepov nas prosim kontaktirajte preko spodaj navedenih kontaktnih podatkov.

Koliko časa bomo hranili vaše osebne podatke? 

Vaše osebne podatke bomo hranili toliko časa, kot je to potrebno za izpolnitev zgoraj navedenih namenov, vendar najdlje dokler boste delovali na področjih povezanih s poslovanjem Mogotel oziroma do preteka obdobja določenega z zakonom ali do preteka zastaralnih rokov; v primeru sklenjene pogodbe pa najdlje, dokler je to potrebno v skladu z davčnimi, računovodski ali drugimi predpisi oziroma do preteka zastaralnih rokov.

Prostovoljna ali obvezna zagotovitev osebnih podatkov

V nekaterih primerih, zlasti ko je v povezavi z izpolnjevanjem pogodbe potrebno izpolniti tudi davčne obveznosti, nekatere vaše osebne podatke (na primer številko bančnega računa ali davčno številko) zbiramo, ker je to nujno potrebno za izpolnitev pogodbe ali zakona. Posledica v primeru, da osebnih podatkov ne zagotovite je, da ni mogoče skleniti pogodbe ali ni mogoče izpolniti pogodbenih obveznosti.

Vaše pravice

Upoštevajoč nekatere izjeme in omejitve, ki so določene v relevantnih predpisih, imate v zvezi z vašimi osebnimi podatki pravice navedene v nadaljevanju.

1.1 Pravica do dostopa

Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katere osebne podatke obdelujemo o vas. 

Pravico imate do kopije osebnih podatkov, ki jih obdelujemo o vas, praviloma brezplačno in z elektronskimi sredstvi, če posameznik zahtevo pošlje preko elektronskih sredstev, ki so splošno uporabljana.

1.2 Pravica do popravka

Če po vašem mnenju obdelujemo nepopolne ali nepravilne oseben podatke, lahko kadarkoli zahtevate dopolnitev ali popravek teh osebnih podatkov.

1.3 Pravica do izbrisa (pravica do pozabe)

Pod določenimi pogoji lahko zahtevate izbris osebnih podatkov, ki jih o vas obdelujemo, zlasti če je bil izpolnjen namen obdelave ali če pravna podlaga za obdelavo ne obstaja več.

V določenih primerih izbrisa ne boste mogli uspešno zahtevati, na primer zaradi naše zakonske obveznosti glede hrambe podatkov, sodnih postopkov, ki so v teku, zaradi uveljavljanja odškodnin ipd.

1.4 Pravica do omejitve obdelave

Pod določenimi pogoji imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov: (i) če oporekate točnosti vaših osebnih podatkov (in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov), (ii) če je obdelava vaših osebnih podatkov nezakonita, vi pa ste odklonili izbris in namesto tega zahtevate omejitev obdelave, ali (iii) če ste vložili ugovor zoper obdelavo vaših osebnih podatkov – dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

1.5 Pravica do prenosljivosti podatkov 

V primerih, ko vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve ali na podlagi pogodbe o zaposlitvi in če se obdelava hkrati izvaja z avtomatiziranimi sredstvi lahko zahtevate, da vam osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, damo na voljo v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki in da te podatke posredujemo drugemu upravljavcu.

1.6 Pravica do ugovora

V primerih, ko vaše podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa imate pravico ugovarjati obdelavi, razen če izkažemo nujne zakonite interese, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali v primeru ko podatke potrebujemo za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

1.7 Pravica do pritožbe 

Če želite vložiti pritožbo glede obdelave vaših osebnih podatkov, lahko stopite v stik z nami preko spodaj navedenih kontaktnih podatkov in podali vam bomo ustrezna pojasnila. Če vaša pritožba ne bo rešena v skladu z vašimi pričakovanji se lahko obrnete na Informacijskega pooblaščenca.

1.8 Preklic privolitve

Če vaše OP zbiramo na podlagi vaše privolitve, imate pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekličete. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred tem.

Kontaktni podatki

Če imate kakršnakoli vprašanja glede varstva vaših osebnih podatkov ali če želite uveljaviti katero izmed vaših pravic, vas prosimo, da se obrnete na našo pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov preko naslednjih kontaktnih podatkov:

ibis Styles Ljubljana Centre hotel, Miklošičeva cesta 9, 1000, Ljubljana 

ali

dpo@mogotel.com

Spremembe in dopolnitve Obvestila o zasebnosti

V primeru spremembe zakonodaje ali dejanske spremembe pri obdelavi osebnih podatkov bomo to obvestilo posodobili, o čemer vas bomo obvestili.

28 SEPTEMBER 2022

[1] Accor Services Poland sp. z o.o., pisarna v Varšavi, ul. Złota 59, 00-120 Varšava, KRS 0000785725, NIP 5252789366, in Accor Group (Obvestilo o zasebnosti - https://all.accor.com/information/legal/data-protection.en.shtml).